Datenschutzhinweise für den PBX Manager

Fassung Oktober 2026 · Stand 22.10.2026

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung beim Betrieb des PBX Managers. Für die Verarbeitung von Anlagen- und Kundendaten im Auftrag gilt ergänzend die dem konkreten Auftrag zugeordnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

1. Anbieter und Kontakt

AUVISO GMBH, Kesselweg 4, 6167 Neustift im Stubaital, Österreich, FN 516504 s, UID ATU74688803. E-Mail: info@auviso.com. Diese Hinweise betreffen den PBX Manager. Informationen über andere Websites und Leistungen von AUVISO finden Sie in den dort bereitgestellten Datenschutzhinweisen.

2. Unterschiedliche Verarbeitungsrollen

AUVISO verarbeitet eigene Vertrags-, Abrechnungs- und erforderliche Nachweisdaten zur Durchführung des Partnervertrags, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Sicherheit ihrer Dienste. Bei personenbezogenen Daten aus Anlagen oder Kundensystemen kann AUVISO dagegen im Auftrag des Partners tätig sein. Ist der Partner seinerseits Auftragsverarbeiter eines Endkunden, wird diese weitere Beauftragung in der Auftragskette berücksichtigt. Die jeweilige Rolle richtet sich nach den tatsächlichen Aufgaben und Datenflüssen.

Für Verarbeitungen im Auftrag sind Umfang, Weisungen, Datenarten und betroffene Personen im Hauptvertrag und in der produktspezifischen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung festzulegen. Die folgenden Angaben über Anlagen- und Kundendaten sind ergänzende Informationen über AUVISOs Tätigkeit im Auftrag. Die Information der Anlagenbenutzer und weiterer betroffener Personen obliegt dem jeweiligen Verantwortlichen; AUVISO unterstützt ihn dabei. Diese Seite ersetzt diese auf den konkreten Auftrag bezogene Information nicht. Betroffenenanfragen zu diesen Fachinhalten werden an den zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet. Ein vom Partner oder Endkunden selbst beauftragtes Telefoniesystem ist von einem Unterauftragsverarbeiter zu unterscheiden, den AUVISO für ihre eigene Leistung einsetzt. Die gesetzlichen Pflichten von AUVISO bleiben in beiden Fällen bestehen.

3. Zwecke, Daten und Rechtsgrundlagen eigener Verarbeitungen

Für Vertragsverwaltung und Abrechnung werden Angaben zum Partnerunternehmen, zu geschäftlichen Ansprechpartnern, zur beauftragten Leistung und zur Abrechnung verarbeitet. Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung zur Vertragsanbahnung und -erfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens stützt sie sich auf das berechtigte Interesse an der Durchführung des Geschäftskontakts nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

PBX-Benutzerkonten mit Name, geschäftlicher E-Mail-Adresse und Rolle werden durch hierzu berechtigte Administratoren beziehungsweise den zuständigen Betrieb angelegt. Eine Anmeldung über die zentrale AUVISO-Umgebung ordnet die E-Mail-Adresse einem bereits vorhandenen aktiven Konto zu und erzeugt eine Sitzung; sie ist keine öffentliche Selbstregistrierung und kein allgemeiner Import von CRM-Kontaktdaten.

Für Anmeldung, Betriebssicherheit und Fehlerbearbeitung werden die hierfür erforderlichen Konto-, Berechtigungs-, Sitzungs- und technischen Verbindungsdaten verarbeitet. Berechtigtes Interesse ist der sichere, nachvollziehbare Betrieb und die Abwehr unberechtigter Zugriffe. Die fachlichen Anlageninhalte werden dadurch nicht generell zu eigenen Daten von AUVISO.

Beim Download eines STARFACE-Moduls erfasst das vorgesehene Downloadprotokoll Zeitpunkt, Partnerinstanz, interne Benutzerkennung und Modulversion sowie eine technische Datensatzkennung. Dieses Fachprotokoll enthält keine IP-Adresse und keinen User-Agent. Sein Zweck ist die Nachvollziehbarkeit der Modulausgabe; Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die vorgesehene Aufbewahrung beträgt zwölf Monate. Davon zu unterscheiden sind technische Verbindungsdaten, die beim Hosting des Dienstes anfallen.

3a. Daten aus Anlagen und Verarbeitung im Auftrag

Je nach beauftragtem und unterstütztem Vorgang verarbeitet der PBX Manager Anlagen- und Kundenkennungen, Namen von Anlagenbenutzern, Rufnummern und Durchwahlen, Gerätekennungen wie MAC-Adressen, Standorte sowie Konfigurations- und Zuordnungsdaten der Telefonanlage. Dazu können Benutzer-, Gruppen-, Warteschlangen-, Zeitsteuerungs-, IVR- und Mailboxkonfigurationen sowie Ansage- und Wartemusikdateien gehören. Ansagedateien können Stimmen und weitere personenbezogene Inhalte enthalten. Daraus folgt keine allgemeine Funktion zur Aufzeichnung oder Übertragung von Telefongesprächen; der konkret vereinbarte Funktionsumfang bleibt maßgeblich.

Die Oberfläche übermittelt die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Anfragen an das zugeordnete Backend. Serverseitige Schnittstellen sprechen die beauftragten Telefonanlagen mit den dafür hinterlegten Zugangsdaten an. Im vorgesehenen Datenmodell werden Zugangsdaten und technische Zugriffstoken serverseitig verarbeitet; Partnerkonten verwenden Anmeldedaten, Passwort-Hashes und Sitzungskennungen. Die Browseranmeldung verwendet Sitzungsspeicher. Die öffentliche Partneranwendung ist an die zentrale AUVISO-Umgebung und das zugeordnete PBX-Backend angebunden. Der konkrete Partner-, Benutzer- und Anlagenbezug wird serverseitig geprüft; daraus wird keine zusätzliche Berechtigung zum Zugriff auf fremde Anlagen abgeleitet.

Migrations- und Änderungsabläufe können technische Planungsdaten, Status, Zeitpunkte, ausführende interne Kontokennungen, betroffene Objektkennungen, Prüfsummen, Quittungen sowie Vorher- und Nachherstände protokollieren. Für unterstützte Rücknahmevorgänge können zusätzlich Ansagebytes und Sicherungsstände im Backend gespeichert werden. Ein Betriebsjournal und dessen Sicherungsbytes sind von einem vollständigen Backup oder einer vollständigen Wiederherstellung der Telefonanlage zu unterscheiden. Fachliche Inhalte, Journale und Sicherungsstände bleiben nach Zweck und Weisung der konkreten Auftragsverarbeitung zugeordnet; sie werden nicht pauschal zu eigenen Vertrags- oder Nachweisdaten von AUVISO erklärt.

3b. Optionale KI-Einstufung

Die KI-Einstufung ist eine optionale, gesondert auszulösende Funktion. Ob sie in einer Partnerumgebung verfügbar ist, hängt auch von deren betrieblicher Aktivierung ab. Bei ihrem Aufruf werden Durchwahlen beziehungsweise Nebenstellenkennungen und zugehörige Namen an Anthropic zur Klassifikation übermittelt. Die Einstufung wird über die Serverfunktion des zugeordneten Backends angefordert; auch der zusammengesetzte Inhalt dieser Anfrage kann personenbezogene Angaben enthalten. Die bloße Einstufungsaufgabe macht die übertragenen Namen nicht anonym. Eine Übertragung von Gesprächsaufzeichnungen ist durch diesen Ablauf nicht belegt. Der vereinbarte Ausschluss von Gesundheitsdaten und sonstigen besonders geschützten Angaben aus KI-Aufträgen bleibt maßgeblich; ein bereits wirksamer technischer Inhaltsfilter wird damit nicht behauptet.

Die veröffentlichten kommerziellen API-Bedingungen sehen grundsätzlich keine Nutzung von Kundeninhalten zum Modelltraining vor; eine abweichende freiwillige Freigabe oder ein anderer Zugang darf daraus nicht abgeleitet werden. Nach der veröffentlichten API-Speicherinformation werden Ein- und Ausgaben grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen entfernt; ausdrücklich benannte Sonderfälle, Sicherheitsprüfungen bestimmter Modelle, andere API-Funktionen, rechtliche Pflichten und Missbrauchsbearbeitung sind davon zu unterscheiden. Eine kontobezogene Vereinbarung über keine Speicherung oder ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht behauptet.

Das Ergebnis der Einstufung wird nach seiner Übernahme in die Zuordnung im Migrationszustand gespeichert. Die Verarbeitung ist deshalb nicht insgesamt nur flüchtig. Für den gespeicherten fachlichen Zustand gelten die Rückgabe- und Löschregeln des betreffenden Migrationsauftrags; diese Speicherung ist von Anthropic-internen API-Aufbewahrungsfristen zu unterscheiden.

4. Empfänger und Verarbeitungsorte

Für die Auslieferung der Anwendungsdateien und technische Verbindungsdaten wird Netlify, Inc. (USA) eingesetzt. Datenbank, Dateispeicher und serverseitige Funktionen werden über Supabase Pte. Ltd. (Singapur) bereitgestellt. Das am 22. Oktober 2026 geprüfte PBX-Partnerprojekt wird in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1) betrieben. Diese Angabe legt nicht die Region jeder anderen oder künftigen Partnerinstanz fest. Die zentrale AUVISO-CRM-Umgebung liegt in der Region Irland (eu-west-1). Diese regionalen Angaben beziehen sich auf die jeweiligen Kerndienste; sie bedeuten keine ausschließlich europäische Gesamtverarbeitung. Die Verantwortung von AUVISO für ihre eigenen Pflichten und für weitere Auftragsverarbeiter bleibt bestehen.

Die gewählte Datenbankregion ist von weiteren Verarbeitungsorten zu unterscheiden. Supportzugriffe, Betriebsdaten und CDN-Auslieferung können weitere Länder betreffen. Supabase beschreibt neben der gewählten Region weitere Verarbeitung für Kontoverwaltung, Support, Betriebsinformationen und gegebenenfalls die weltweite Auslieferung gespeicherter Dateien. Netlify betreibt ein globales Auslieferungsnetz. Die veröffentlichten Auftragsverarbeitungsbedingungen beider Anbieter beziehen für die darin geregelten Übermittlungen die EU-Standardvertragsklauseln ein. Die Zuordnung der tatsächlichen Kontobedingungen, Unterauftragsketten und ergänzenden Schutzmaßnahmen zum konkreten PBX-Auftrag ist noch nicht vollständig nachgewiesen. Die öffentlichen Anbieterbedingungen allein ersetzen diesen Nachweis nicht. Weitere Informationen über die für Ihren Auftrag maßgeblichen Übermittlungen und die einschlägigen Garantien können Sie über info@auviso.com anfordern; soweit gesetzlich erforderlich, sind die betreffenden Garantien unter Wahrung vertraulicher Angaben und der Rechte Dritter zugänglich zu machen. Eine pauschale Zertifizierung oder Angemessenheit sämtlicher Übermittlungen wird nicht behauptet. Übermittlungen außerhalb des EWR dürfen nur unter den Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO erfolgen; die bloße Nennung einer EU-Region oder eines Anbieters ersetzt diese Voraussetzungen nicht.

NFON, STARFACE, Gamma oder SI-Solutions erhalten Daten nur im Zusammenhang mit der tatsächlich beauftragten und eingerichteten Verbindung. Die Zuordnung als eigener Anbieter des Partners beziehungsweise Endkunden oder als eingesetzter Dienstleister von AUVISO folgt dem konkreten Auftrag. Eine pauschale Einordnung sämtlicher Hersteller als Auftragsverarbeiter von AUVISO wird nicht vorgenommen.

Für die optionale Einstufung nach Ziffer 3b wird die Anthropic-API angesprochen. Die veröffentlichten kommerziellen Bedingungen benennen für Kunden im EWR Anthropic Ireland, Limited (Irland); weitere Verarbeitung kann insbesondere in den USA stattfinden. Diese Anbieterangabe ersetzt nicht die Zuordnung des tatsächlich eingesetzten API-Kontos zur Auftragskette. Es wird kein ausschließlich europäischer oder kontobezogen vereinbarter speicherfreier API-Betrieb zugesagt.

5. Speicherdauer und Vertragsende

Vertrags- und Abrechnungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie die Durchführung des Vertrags, gesetzliche Aufbewahrung oder die erforderliche Abwehr von Rechtsansprüchen dies verlangt. Gesetzlich aufzubewahrende Buchhaltungsunterlagen unterliegen grundsätzlich der siebenjährigen Aufbewahrung; eine im Einzelfall länger laufende gesetzliche Pflicht bleibt maßgeblich. Downloadnachweise unterliegen der in Ziffer 3 genannten Frist. Für Fachinhalte, Export, Rückgabe, Löschung und Sicherungskopien sind die Regeln der konkreten Auftragsverarbeitung maßgeblich; die instanzbezogene Regelung und ihre betriebliche Umsetzung sind noch nicht für sämtliche Datenklassen vollständig nachgewiesen. Eine Speicherung sämtlicher Daten für dieselbe Frist ist damit nicht verbunden. Maßgebliche Kriterien sind die Dauer des beauftragten Vorgangs, die erforderliche Fehlerbearbeitung und vereinbarte Rücknahmemöglichkeit sowie anschließende Rückgabe oder Löschung nach Weisung des Verantwortlichen. Zugangsdaten dürfen nur für eine weiter bestehende Zugriffsaufgabe vorgehalten werden. Für eine Rückgabe oder Löschung wenden Sie sich an info@auviso.com. Vor der Bearbeitung werden Berechtigung, Auftragsbezug, erforderlicher Rückgabeumfang und etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten geprüft. Eine abgeschlossene Migration oder Kontodeaktivierung bewirkt derzeit keine automatische vollständige Löschung aller Fachjournale und Sicherungsbytes. Die gesetzlichen und vertraglichen Rückgabe- und Löschpflichten bleiben bestehen; ein fehlender Automatismus setzt sie nicht aus. Bei getrennt aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen wird der weitere Zweck auf die erforderliche Aufbewahrung beschränkt. Sicherungskopien sind in die Löschregelung einzubeziehen; bei einer Wiederherstellung dürfen bereits zu löschende Daten nicht ungeprüft erneut produktiv genutzt werden. Insbesondere beweist die für Downloadnachweise vorgesehene Zwölfmonatsfrist keinen Löschlauf für diese anderen Datenarten.

Für gespeicherte Benutzerkontozeilen, technische Hostingprotokolle und hinterlegte Anlagenzugangsdaten ist eine einheitliche tatsächlich ausgeführte Löschfrist bislang nicht nachgewiesen. Insbesondere sind ein technisches Ablaufdatum und die Entfernung eines Datensatzes zu unterscheiden. Die weitere Speicherung bedarf jeweils eines fortbestehenden zulässigen Zwecks; für eine Prüfung der betreffenden Daten und erforderlicher Löschung erreichen Sie uns über info@auviso.com.

Im untersuchten eigenen Sitzungsmodell beträgt die Gültigkeit einer Sitzung zwölf Stunden. Abgelaufene Zeilen werden bei der nächsten Anmeldung des betreffenden Mitarbeiters entfernt, aktive Sitzungen beim Abmelden gelöscht. Ein abgelaufener Zugang und die tatsächliche Löschung des gespeicherten Sitzungsdatensatzes sind unterschiedliche Vorgänge; ein globaler Löschlauf genau nach zwölf Stunden ist dadurch nicht belegt.

Für das PBX-Datenbankprojekt waren bei der lesenden Betriebsprüfung am 22. Oktober 2026 acht abgeschlossene physische Datenbanksicherungen vom 14. bis 21. Oktober vorhanden; eine zeitpunktgenaue Wiederherstellung (PITR) war ausgeschaltet. Dieser Befund ist kein Nachweis einer Sicherung sämtlicher Dateiinhalte, kein erfolgreicher Wiederherstellungstest und keine Vereinbarung einer bestimmten Wiederherstellungszeit oder eines maximalen Datenverlusts.

6. Browser und Sicherheit

Die Anwendung verwendet Browser-Sitzungsspeicher für den vorgesehenen Anmeldezustand. Konten und Berechtigungen steuern den Zugang zu den zugeordneten Funktionen. Daten werden über HTTPS verschlüsselt übertragen. Die für den Auftrag geltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in der zugehörigen TOM-Anlage festzuhalten. Ein vollständiger produktbezogener Nachweis sämtlicher Maßnahmen liegt mit dieser öffentlichen Information noch nicht vor. Zugangsschutz und Berechtigungen, Protokollschutz sowie Sicherung und Wiederherstellung sind dabei getrennte Schutzaufgaben. HTTPS oder eine Datenbanksicherung allein begründen keine Zusage absoluter Sicherheit oder einer vollständigen Wiederherstellung sämtlicher Dateiinhalte.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfüllt AUVISO die für ihre jeweilige Rolle geltenden Informationspflichten. Als Auftragsverarbeiter informiert sie den Verantwortlichen unverzüglich. Für eigene Verarbeitungen prüft sie die Voraussetzungen einer Meldung an die Aufsichtsbehörde und gegebenenfalls der Benachrichtigung betroffener Personen nach Art. 33 und 34 DSGVO.

7. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden, soweit eine Verarbeitung auf ihr beruht. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Ihrer besonderen Situation widersprechen. Anfragen können Sie an info@auviso.com richten. Soweit ein anderer Verantwortlicher zuständig ist, leitet AUVISO die Anfrage entsprechend weiter.

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.